Δήλωση Εφαρμογής

H εφαρμογή του Γενικού Κανονισμού για την Προστασία Δεδομένων (Γ.Κ.Π.Δ.) αποτελεί προτεραιότητα για  την «ΑΛΕΞΑΝΔΡΟΣ ΧΑΤΖΗΔΗΜΗΤΡΙΟΥ & ΣΙΑ Ε.Ε.», στην αποκλειστική κυριότητα της οποίας ανήκει το Total school και το σύνολο του περιεχομένου του.

Στοιχεία Υπευθύνου την Επεξεργασία

• Επωνυμία : ΑΛΕΞΑΝΔΡΟΣ ΧΑΤΖΗΔΗΜΗΤΡΙΟΥ & ΣΙΑ Ε.Ε.
• Διακριτικός Τίτλος: Verisys
• ΑΦΜ: 998400145
• Διεύθυνση: Οδός Βασιλίσσης Σοφίας 22, Μαρούσι, 15124,
• Τηλέφωνο επικοινωνίας: +30 2108056350
• Εmail: [email protected]

Ως προσωπικό δεδομένο νοείται: Κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο. Για παράδειγμα σε αυτές τις πληροφορίες περιλαμβάνονται, ενδεικτικά, το ονοματεπώνυμο, η διεύθυνση κατοικίας, ο αριθμός ταυτότητας, ο κώδικας διαδικτυακού πρωτοκόλλου (IP), οι πληροφορίες για την ασφαλιστική ικανότητα, την εργασιακή κατάσταση, και άλλα.

Τα δεδομένα ειδικών κατηγοριών, δηλαδή τα δεδομένα που αποκαλύπτουν τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις ή τη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, καθώς και τα γενετικά δεδομένα, τα βιομετρικά δεδομένα με σκοπό την αδιαμφισβήτητη ταυτοποίηση προσώπου, τα δεδομένα που αφορούν την υγεία ή τη σεξουαλική ζωή ή τον γενετήσιο προσανατολισμό, λαμβάνουν ειδικότερη προστασία.

Οι κανόνες προστασίας ισχύουν όταν η συλλογή, η χρήση, η αποθήκευση και κάθε άλλη πράξη επί των δεδομένων των φυσικών προσώπων γίνεται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων, σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιλαμβάνονται ή πρόκειται να περιληφθούν σε σύστημα αρχειοθέτησης.

Η πολιτική αυτή είναι σύμφωνη με τον Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων της Ε.Ε. (Γ.Κ.Π.Δ.) και το ισχύον εσωτερικό δίκαιο, καθώς και με γνωμοδοτήσεις, οδηγίες, κατευθυντήριες γραμμές, συστάσεις και αποφάσεις της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

Ορισμοί

1. «Δεδομένα Προσωπικού Χαρακτήρα»: κάθε πληροφορία που αφορά ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο («υποκείμενο των δεδομένων»)· το ταυτοποιήσιμο φυσικό πρόσωπο είναι εκείνο του οποίου η ταυτότητα μπορεί να εξακριβωθεί, άμεσα ή έμμεσα, ιδίως μέσω αναφοράς σε αναγνωριστικό στοιχείο ταυτότητας, όπως όνομα, σε αριθμό ταυτότητας, σε δεδομένα θέσης, σε επιγραμμικό αναγνωριστικό ταυτότητας ή σε έναν ή περισσότερους παράγοντες που προσιδιάζουν στη σωματική, φυσιολογική, γενετική, ψυχολογική, οικονομική, πολιτιστική ή κοινωνική ταυτότητα του εν λόγω φυσικού προσώπου,
2. «Επεξεργασία»: κάθε πράξη ή σειρά πράξεων που πραγματοποιείται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων, σε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα ή σε σύνολα δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως η συλλογή, η καταχώριση, η οργάνωση, η διάρθρωση, η αποθήκευση, η προσαρμογή ή η μεταβολή, η ανάκτηση, η αναζήτηση πληροφοριών, η χρήση, η κοινολόγηση με διαβίβαση, η διάδοση ή κάθε άλλη μορφή διάθεσης, η συσχέτιση ή ο συνδυασμός, ο περιορισμός, η διαγραφή ή η καταστροφή,
3. «Περιορισμός της Επεξεργασίας»: η επισήμανση αποθηκευμένων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα με στόχο τον περιορισμό της επεξεργασίας τους στο μέλλον,
4. «Σύστημα Αρχειοθέτησης»: κάθε διαρθρωμένο σύνολο δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τα οποία είναι προσβάσιμα με γνώμονα συγκεκριμένα κριτήρια, είτε το σύνολο αυτό είναι συγκεντρωμένο είτε αποκεντρωμένο είτε κατανεμημένο σε λειτουργική ή γεωγραφική βάση,
5. «Υπεύθυνος Επεξεργασίας»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που, μόνα ή από κοινού με άλλα, καθορίζουν τους σκοπούς και τον τρόπο της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα· όταν οι σκοποί και ο τρόπος της επεξεργασίας αυτής καθορίζονται από το δίκαιο της Ένωσης ή το δίκαιο κράτους μέλους, ο υπεύθυνος επεξεργασίας ή τα ειδικά κριτήρια για τον διορισμό του μπορούν να προβλέπονται από το δίκαιο της Ένωσης ή το δίκαιο κράτους μέλους,
6. «Εκτελών την Επεξεργασία»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας που επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό του υπευθύνου της επεξεργασίας,
7. «Αποδέκτης»: το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, η δημόσια αρχή, η υπηρεσία ή άλλος φορέας, στα οποία κοινολογούνται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, είτε πρόκειται για τρίτον είτε όχι. Ωστόσο, οι δημόσιες αρχές που ενδέχεται να λάβουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο συγκεκριμένης έρευνας σύμφωνα με το δίκαιο της Ένωσης ή κράτους μέλους δεν θεωρούνται ως αποδέκτες· η επεξεργασία των δεδομένων αυτών από τις εν λόγω δημόσιες αρχές πραγματοποιείται σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες προστασίας των δεδομένων ανάλογα με τους σκοπούς της επεξεργασίας,
8. «Τρίτος»: οποιοδήποτε φυσικό ή νομικό πρόσωπο, δημόσια αρχή, υπηρεσία ή φορέας, με εξαίρεση το υποκείμενο των δεδομένων, τον υπεύθυνο επεξεργασίας, τον εκτελούντα την επεξεργασία και τα πρόσωπα τα οποία, υπό την άμεση εποπτεία του υπευθύνου επεξεργασίας ή του εκτελούντος την επεξεργασία, είναι εξουσιοδοτημένα να επεξεργάζονται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα,
9. «Συγκατάθεση» του υποκειμένου των δεδομένων: κάθε ένδειξη βουλήσεως, ελεύθερη, συγκεκριμένη, ρητή και εν πλήρει επιγνώσει, με την οποία το υποκείμενο των δεδομένων εκδηλώνει ότι συμφωνεί, με δήλωση ή με σαφή θετική ενέργεια, να αποτελέσουν αντικείμενο επεξεργασίας τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν,
10. «Παραβίαση Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα»: η παραβίαση της ασφάλειας που οδηγεί σε τυχαία ή παράνομη καταστροφή, απώλεια, μεταβολή, άνευ άδειας κοινολόγηση ή πρόσβαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που διαβιβάστηκαν, αποθηκεύτηκαν ή υποβλήθηκαν κατ’ άλλο τρόπο σε επεξεργασία,
11. «Δεδομένα Ειδικών Κατηγοριών»: δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αποκαλύπτουν τη φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, τα πολιτικά φρονήματα, τις θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις ή τη συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, καθώς και η επεξεργασία γενετικών δεδομένων, βιομετρικών δεδομένων με σκοπό την αδιαμφισβήτητη ταυτοποίηση προσώπου, δεδομένων που αφορούν την υγεία ή δεδομένων που αφορούν τη σεξουαλική ζωή φυσικού προσώπου ή τον γενετήσιο προσανατολισμό.

Εισαγωγή

Το total.school αποτελεί μια ηλεκτρονική πλατφόρμα, που λειτουργεί στο διαδίκτυο (cloud), και επιτρέπει σε παιδικούς σταθμούς, σχολεία και εκπαιδευτήρια, την καλύτερη μηχανοργάνωσή τους, καθώς και την επικοινωνία τους με τους μαθητές και τους γονείς τους.

Μεταξύ των λειτουργιών που διατίθενται στα σχολεία, είναι η αποστολή ανακοινώσεων, η ανάρτηση εκπαιδευτικού υλικού, φωτογραφιών, ατομικής ενημέρωσης και εκδηλώσεων στο ημερολόγιο της εφαρμογής.

Η Verisys προβαίνει σε συλλογή προσωπικών στοιχείων του Πελάτη και των Χρηστών αυτού κατά τη χρήση του total.school, τα οποία είτε οι ίδιοι οικειοθελώς καταχωρούν είτε συλλέγονται κατά τη χρήση της υπηρεσίας.

Η Verisys συναλλάσσεται αποκλειστικά με τον Πελάτη, ήτοι το εκάστοτε εκπαιδευτήριο, και δεν έχει ουδεμία επαφή ή συναλλαγή κατά τη χρήση της υπηρεσίας Totalschool με τους Χρήστες αυτού, ήτοι γονείς, κηδεμόνες, μαθητές, εκπαιδευτικούς, διοικητικό προσωπικό και οποιονδήποτε άλλον σχετίζεται με τον Πελάτη-εκπαιδευτήριο.

Κατηγορίες Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα που συλλέγονται

Η Εταιρεία στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων της και της συνήθους λειτουργίας της, δύναται να συλλέγει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα τόσο  συνεργατών της, όσο και των εργαζομένων της καθώς επίσης και των εν γένει συνεργατών της, αλλά και λοιπών φυσικών προσώπων με τα οποία συναλλάσσεται στο πλαίσιο της λειτουργίας της.

Ανάλογα με τη μορφή και τον σκοπό επεξεργασίας ανά περίπτωση, η Εταιρεία δύναται να συλλέγει και να επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, όπως ενδεικτικά τα ακόλουθα:

ΠΕΛΑΤΕΣ

Τα δεδομένα πελατών, εφόσον πρόκειται για φυσικά πρόσωπα ή για τους νόμιμους εκπροσώπους νομικών προσώπων, Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν:

1. Στοιχεία ταυτότητας και δημογραφικά (λ.χ. ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο κ.λπ.),
2. Φορολογικά Στοιχεία (ΑΦΜ, ΔΟΥ)
3. Στοιχεία επικοινωνίας (λ.χ.,σταθερό – κινητό τηλέφωνο ταχυδρομική διεύθυνση, Email κ.λπ.),
4. Επωνυμία εταιρείας
5. Οικονομικά στοιχεία (λ.χ. ΙΒΑΝ, Τραπεζικοί Λογαριασμοί, Οφειλές κ.λ.π.
6. Άλλα σχετικά στοιχεία

ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ

1. Δεδομένα μαθητών:
   1. Ονοματεπώνυμο
   2. Ημ/νία γέννησης
   3. Φύλο
   4. Διεύθυνση διαμονής
   5. Προσωπικές παρατηρήσεις
   6. Φωτογραφίες, βίντεο
   7. Ατομική ενημέρωση μαθητή (συμμετοχή σε δραστηριότητες, φαγητό, ύπνος, κλπ)
2. Δεδομένα γονέων ή κηδεμόνων:
   1. Ονοματεπώνυμο
   2. Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
   3. Αριθμός τηλεφώνου,
   4. Διεύθυνση διαμονής
   5. Οικονομικά στοιχεία
   6. Μηνύματα μεταξύ κηδεμόνα και σχολείου
   7. Τύπος τηλεφωνικής συσκευής
3. Δεδομένα μελών προσωπικού/χρήστες:
   1. Ονοματεπώνυμο
   2. Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Δεδομένα τοποθεσίας (θέσης και της ταχύτητας του σχολικού λεωφορείου)

ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΙ (ΕΝΕΡΓΟΙ ΚΑΙ ΜΗ) / ΥΠΟΨΗΦΙΟΙ ΕΡΓΑΖΟΜΕΝΟΙ

Δεδομένα εργαζομένων, της Verisys υπό οποιαδήποτε εργασιακή σχέση, καθώς και δεδομένα πρώην και υποψήφιων εργαζομένων, τα οποία τηρούνται για σκοπούς λειτουργίας της εργασιακής σχέσης τους με την Εταιρεία. Αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν:

1. Στοιχεία ταυτότητας και δημογραφικά (ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο κ.λπ.),
2. Στοιχεία ασφάλισης (ΑΜΚΑ και λοιπά στοιχεία Μητρώου Φορέα Κοινωνικής Ασφάλισης αν απαιτούνται),
3. Στοιχεία επικοινωνίας (σταθερό – κινητό τηλέφωνο ταχυδρομική διεύθυνση, email κ.λπ.),
4. Δεδομένα υγείας (αναρρωτικές άδειες και ιατρικές γνωματεύσεις, κ.λπ.),
5. Οικονομικά στοιχεία (τραπεζικοί λογαριασμοί, IBAN, εκκαθαρίσεις μισθοδοσίας, κ.λπ.),
6. Στοιχεία οικογενειακής κατάστασης (βεβαιώσεις και πιστοποιητικά, αριθμός και στοιχεία τέκνων κ.ο.κ.)

Σκοποί και Νομικές Βάσεις Επεξεργασίας

Η Εταιρεία δύναται να συλλέγει και να επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα φυσικών προσώπων, τα οποία αναφέρθηκαν στην ανωτέρα παράγραφο και που κάνουν χρήση των παρεχόμενων υπηρεσιών της. Επί της αρχής, η Εταιρεία ενδέχεται να συλλέγει και να επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για τους κάτωθι σκοπούς με τις αντίστοιχες νομικές βάσεις επεξεργασίας:

Η αναφορά σε περισσότερες της μίας νόμιμων βάσεων επεξεργασίας, δεν έχει την έννοια ότι η  Verisys προβαίνει σε αλλαγή αυτών (lawful basis swapping) υποσκάπτοντας τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων, αλλά ότι υφίστανται περιπτώσεις που είναι εφαρμοστέες, περισσότερες από μία νόμιμες βάσεις επεξεργασίας.

Τέλος η Verisys δε χρησιμοποιεί ως κύρια βάση επεξεργασίας τη συγκατάθεση των υποκειμένων των δεδομένων (είτε πρόκειται για απλά δεδομένα είτε για ειδικών κατηγοριών), σύμφωνα με τις συστάσεις της Ομάδας Εργασίας του Αρ.29 (πλέον Ευρωπαϊκό Συμβούλιο Προστασίας Δεδομένων). Σε εξαιρετικές περιπτώσεις δύναται να ζητηθεί η συγκατάθεση των υποκειμένων ως νόμιμη βάση επεξεργασίας (π.χ. για αποστολή ενημερωτικών μηνυμάτων για συμμετοχή σε εκδηλώσεις ή για παροχή επιπλέον υπηρεσιών), όταν η επεξεργασία δεν δύναται να συντελεστεί υπό διαφορετική νομική βάση και μόνο τότε.

Διαβίβαση/Κοινοποίηση δεδομένων σε τρίτα μέρη

Τα δεδομένα δεν υπόκεινται σε κανενός είδους επεξεργασία από το total.school, για άντληση πληροφοριών ή για οποιοδήποτε άλλο σκοπό.

Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται ενδέχεται να κοινοποιούνται ή διαβιβάζονται σε τρίτους, εφόσον αυτό επιβάλλεται για την εκπλήρωση υποχρεώσεων από το νόμο ή είναι αναγκαίο για την εκπλήρωση των παρεχόμενων υπηρεσιών μας, τηρουμένων των εγγυήσεων της οικείας νομοθεσίας. Ενδέχεται να αναθέτουμε σε φυσικά ή νομικά πρόσωπα τη διεκπεραίωση ορισμένων υπηρεσιών μας. Σε αυτά τα πρόσωπα διαβιβάζονται μόνο εκείνα τα προσωπικά δεδομένα που είναι απαραίτητα για την εκπλήρωση των ανατεθειμένων υπηρεσιών και δεσμεύονται έναντι της εταιρείας μας ως προς την εμπιστευτικότητα και την ασφαλή επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων

Δικαιώματα Φυσικών Προσώπων

Η Verisys σέβεται τα δικαιώματα των φυσικών προσώπων αναφορικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων τους. Τα φυσικά πρόσωπα έχουν το δικαίωμα να:

1. Ενημερώνονται σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
2. Aποκτούν πρόσβαση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που τα αφορούν.
3. Zητούν τη διόρθωση εσφαλμένων, ανακριβών ή τη συμπλήρωση ελλιπών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
4. Yποβάλλουν αίτημα για τη διαγραφή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα όταν δεν είναι πλέον απαραίτητα ή εάν η επεξεργασία είναι παράνομη. Εφόσον εφαρμόζεται ως νομική βάση επεξεργασίας το αρ.6 παρ.1 περιπτ. γ’ ΓΚΠΔ στις περισσότερες επεξεργασίες της, το δικαίωμα διαγραφής είναι περιορισμένο και θα κριθεί κατά περίπτωση υπό τις νόμιμες προϋποθέσεις. Άλλωστε σύμφωνα με την αιτιολογική σκέψη 4 του Γ.Κ.Π.Δ., το δικαίωμα στην προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα δεν είναι απόλυτο δικαίωμα· πρέπει να εκτιμάται σε σχέση με τη λειτουργία του στην κοινωνία και να σταθμίζεται με άλλα θεμελιώδη δικαιώματα, σύμφωνα με την αρχή της αναλογικότητας.
5. Εναντιώνονται στην επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για λόγους που σχετίζονται με την ιδιαίτερη κατάστασή τους, υπό την επιφύλαξη του αρ.21 παρ.6 ΓΚΠΔ.
6. Υποβάλλουν αίτημα για περιορισμό της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε συγκεκριμένες περιπτώσεις.
7. Να υποβάλουν καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Λεωφ. Κηφισίας 1-3, 11523 Αμπελόκηποι, τηλ. 210.647.5600, www.dpa.gr) ή στην εποπτική αρχή του κράτους μέλους της ΕΕ όπου διαμένουν ή εργάζονται ή στην εποπτική αρχή του τόπου της εικαζόμενης παράβασης.

Επικοινωνία Φυσικών Προσώπων

Τα ανωτέρω δικαιώματα καθώς και κάθε δικαίωμα σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα, ασκούνται κατόπιν γραπτής αίτησης που κατατίθεται σε οποιοδήποτε σημείο που είναι προσβάσιμο από το κοινό, ή μέσω ηλεκτρονικής επικοινωνίας, αποστέλλοντας μήνυμα στο [email protected].

Ειδικότερα για την άσκηση όλων των παραπάνω δικαιωμάτων αναφορικά με την εφαρμογή   total.school, οι χρήστες καλούνται να επικοινωνήσουν με τον υπεύθυνο επεξεργασίας των δεδομένων του εκπαιδευτηρίου. Σε δεύτερο βαθμό μπορούν να επικοινωνήσουν και με τον αντίστοιχο υπεύθυνο του total.school, στην ταχυδρομική διεύθυνση της Verisys (Βασ. Σοφίας 24, 15124 Μαρούσι), είτε στην ηλεκτρονική διεύθυνση ([email protected]).

Αρχές επεξεργασίας

Η Verisys τηρεί τις αρχές που διέπουν την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα (άρθρο 5 Γ.Κ.Π.Δ.):

1. Υποβάλλονται σε σύννομη και θεμιτή επεξεργασία με διαφανή τρόπο σε σχέση με το υποκείμενο των δεδομένων («νομιμότητα, αντικειμενικότητα και διαφάνεια»).
2. Συλλέγονται για καθορισμένους, ρητούς και νόμιμους σκοπούς και δεν υποβάλλονται σε περαιτέρω επεξεργασία κατά τρόπο ασύμβατο προς τους σκοπούς αυτούς· η περαιτέρω επεξεργασία για σκοπούς αρχειοθέτησης προς το δημόσιο συμφέρον ή σκοπούς επιστημονικής ή ιστορικής έρευνας ή στατιστικούς σκοπούς δεν θεωρείται ασύμβατη με τους αρχικούς σκοπούς σύμφωνα με το άρθρο 89 παράγραφος 1 («περιορισμός του σκοπού»).
3. Είναι κατάλληλα, συναφή και περιορίζονται στο αναγκαίο για τους σκοπούς για τους οποίους υποβάλλονται σε επεξεργασία («ελαχιστοποίηση των δεδομένων»).
4. Είναι ακριβή και, όταν είναι αναγκαίο, επικαιροποιούνται· πρέπει να λαμβάνονται όλα τα εύλογα μέτρα για την άμεση διαγραφή ή διόρθωση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τα οποία είναι ανακριβή, σε σχέση με τους σκοπούς της επεξεργασίας («ακρίβεια»).
5. Διατηρούνται υπό μορφή που επιτρέπει την ταυτοποίηση των υποκειμένων των δεδομένων μόνο για το διάστημα που απαιτείται για τους σκοπούς της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα· τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μπορούν να αποθηκεύονται για μεγαλύτερα διαστήματα, εφόσον τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα θα υποβάλλονται σε επεξεργασία μόνο για σκοπούς αρχειοθέτησης προς το δημόσιο συμφέρον, για σκοπούς επιστημονικής ή ιστορικής έρευνας ή για στατιστικούς σκοπούς, σύμφωνα με το άρθρο 89 παράγραφος 1 και εφόσον εφαρμόζονται τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα που απαιτεί ο παρών κανονισμός για τη διασφάλιση των δικαιωμάτων και ελευθεριών του υποκειμένου των δεδομένων («περιορισμός της περιόδου αποθήκευσης»).
6. Υποβάλλονται σε επεξεργασία κατά τρόπο που εγγυάται την ενδεδειγμένη ασφάλεια των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, μεταξύ άλλων την προστασία τους από μη εξουσιοδοτημένη ή παράνομη επεξεργασία και τυχαία απώλεια, καταστροφή ή φθορά, με τη χρησιμοποίηση κατάλληλων τεχνικών ή οργανωτικών μέτρων («ακεραιότητα και εμπιστευτικότητα»).

Αρχείο των δραστηριοτήτων επεξεργασίας

Η Verisys τηρεί αρχείο των δραστηριοτήτων επεξεργασίας για τις οποίες είναι υπεύθυνη. Το εν λόγω αρχείο περιλαμβάνει όλες τις ακόλουθες πληροφορίες:

1. το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του υπεύθυνου επεξεργασίας και, κατά περίπτωση, του από κοινού υπευθύνου επεξεργασίας, του εκπροσώπου του υπευθύνου επεξεργασίας και του υπευθύνου προστασίας δεδομένων,
2. τους σκοπούς της επεξεργασίας,
3. περιγραφή των κατηγοριών υποκειμένων των δεδομένων και των κατηγοριών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα,
4. τις κατηγορίες αποδεκτών στους οποίους πρόκειται να γνωστοποιηθούν ή γνωστοποιήθηκαν τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, περιλαμβανομένων των αποδεκτών σε τρίτες χώρες ή διεθνείς Οργανισμούς,
5. όπου συντρέχει περίπτωση, τις διαβιβάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα σε τρίτη χώρα ή διεθνή οργανισμό, συμπεριλαμβανομένων του προσδιορισμού της εν λόγω τρίτης χώρας ή του διεθνούς Οργανισμού και, σε περίπτωση διαβιβάσεων που αναφέρονται στο άρθρο 49 παράγραφος 1 δεύτερο εδάφιο, της τεκμηρίωσης των κατάλληλων εγγυήσεων,
6. όπου είναι δυνατό, τις προβλεπόμενες προθεσμίες διαγραφής των διαφόρων κατηγοριών δεδομένων, όπου είναι δυνατό, γενική περιγραφή των τεχνικών και οργανωτικών μέτρων ασφάλειας που αναφέρονται στο άρθρο 32 παράγραφος 1.

Ασφάλεια δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση, το πεδίο εφαρμογής, το πλαίσιο και τους σκοπούς της επεξεργασίας, καθώς και τους κινδύνους διαφορετικής πιθανότητας επέλευσης και σοβαρότητας για τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των φυσικών προσώπων, η Verisys εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προκειμένου να διασφαλίζει και να μπορεί να αποδεικνύει ότι η επεξεργασία διενεργείται σύμφωνα με τον Γ.Κ.Π.Δ., υιοθετώντας και εφαρμόζοντας ολιστική πολιτική ασφάλειας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Ειδικότερα για την εφαρμογή Total school μεταξύ άλλων:

• Κρυπτογραφούμε την επικοινωνία με την υπηρεσία με τη χρήση SSL
• Φιλοξενούμε την υπηρεσία σε ευρωπαϊκό datacenter, στο οποίο η πρόσβαση επιτρέπεται από απολύτως εξουσιοδοτημένους τεχνικούς
• Περιορίζουμε την πρόσβαση στις πληροφορίες μόνο σε εξουσιοδοτημένο προσωπικό ή συνεργάτες της Verisys και αποκλειστικά για την παροχή των απαιτούμενων υπηρεσιών, τη διερεύνηση τεχνικών προβλημάτων καθώς και για την ανάπτυξη νέων λειτουργιών
• Αντίγραφα ασφαλείας της εφαρμογής κρατούνται για διάστημα μέχρι και 3 μηνών, σε υπολογιστικά συστήματα εντός της Ε.Ε.

Κατά την εκτίμηση του ενδεδειγμένου επιπέδου ασφάλειας από τη Verisys λαμβάνονται ιδίως υπόψη οι κίνδυνοι που απορρέουν από την επεξεργασία, ιδίως από τυχαία ή παράνομη καταστροφή, απώλεια, αλλοίωση, άνευ αδείας κοινολόγηση ή προσπέλαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που διαβιβάστηκαν, αποθηκεύτηκαν ή υποβλήθηκαν κατ’ άλλο τρόπο σε επεξεργασία.

Για την αποτροπή περίπτωσης παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα η Verisys ως υπεύθυνος επεξεργασίας έχει υιοθετήσει και εφαρμόζει πολιτική κατά των επιθέσεων στα πληροφοριακά συστήματα που διαθέτει και διαχειρίζεται, καθώς και συγκεκριμένη πολιτική διαχείρισης τυχόν περιστατικών παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Κατάρτιση προσωπικού

Η Verisys αποδέχεται ότι η προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα προϋποθέτει την ευαισθητοποίηση του ανθρώπινου δυναμικού της σχετικά με την προστασία των προσωπικών δεδομένων. Στην κατεύθυνση αυτή, αποδέχεται την υιοθέτηση και εφαρμογή της αρχής του προσανατολισμού της δέουσας εκπαίδευσης με εκμετάλλευση των Πρακτικών της Ορθής Πληροφόρησης (Fair Information Practices-FIP), που συμπυκνώνουν ένα σύνολο προτύπων που διέπουν τη συλλογή, την χρήση των προσωπικών δεδομένων και την αντιμετώπιση θεμάτων ιδιωτικότητας και ακρίβειας. Η Verisys επιδιώκει την εκ μέρους του ανθρώπινου δυναμικού της συνειδητοποίηση βασικών εννοιών προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Τροποποίηση

Η παρούσα πολιτική ενδέχεται να χρειαστεί τροποποίηση σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Σε περίπτωση που η τροποποίηση των υπόψη όρων είναι τέτοιας φύσης και έκτασης, ώστε να μην καλύπτεται από τους ανωτέρω όρους επεξεργασίας δεδομένων, η Verisys θα δημοσιοποιήσει την νέα έκδοση της πολιτικής.